Une assemblée générale de copropriété est une rencontre officielle qui regroupe tous les copropriétaires d’un immeuble. Elle est essentielle à la bonne gestion d’une copropriété, car c’est lors de cette réunion que sont prises des décisions collectives sur des sujets tels que le budget, les travaux, les règlements ou encore l’élection du conseil d’administration.
La tenue de ce type d’assemblée est obligatoire dans certaines régions comme le Québec par exemple, et celle-ci est encadrée par un certain nombre de lois et principes. Alors, comment prépare-t-on une assemblée annuelle de copropriété ? Voici un article qui vous décrit en détail ce processus.
En quoi faire une assemblée des copropriétaires est-elle importante?
L’assemblée des copropriétaires joue un rôle central dans la gestion d’une copropriété. Organisée au moins une fois par an, elle permet de prendre des décisions essentielles touchant à la vie collective et aux finances des résidents. Son bon déroulement repose sur une planification rigoureuse et une compréhension claire des règles applicables. Le conseil d’administration est chargé de la convocation, de l’organisation et de l’exécution des décisions adoptées.
En effet, ces réunions permettent aux copropriétaires de prendre ensemble des décisions essentielles sur la gestion de leur immeuble, en respectant les règles établies par la loi sur la copropriété divise.
Pour assurer une convocation efficace, le conseil d’administration doit tenir un registre à jour des copropriétaires, incluant les copies des titres de propriété et les actes d’achat. Chaque copropriétaire doit aussi fournir son adresse pour recevoir les avis de convocation. Une mauvaise gestion de ces informations peut compromettre la validité de l’assemblée. La préparation inclut également la collecte et l’examen des documents à transmettre, comme les états financiers et les projets de résolution. Il est aussi essentiel de définir les points à traiter et d’anticiper le budget à présenter.
Le principe de la copropriété
La copropriété divise repose sur un équilibre entre droits individuels et gestion commune. Chaque propriétaire détient une unité privative ainsi qu’une part des espaces communs (lobby, ascenseurs, stationnements, etc.). La loi encadre cette forme de propriété afin de garantir une gouvernance claire et équitable. En effet, plusieurs acteurs interviennent dans une assemblée de copropriété, chacun ayant des responsabilités spécifiques:
- Les copropriétaires: Ils assistent à l’assemblée, votent les résolutions et participent activement aux discussions
- Le syndicat de copropriété: Il représente collectivement les copropriétaires et veille à la gestion de l’immeuble. Son conseil d’administration organise l’assemblée, prépare l’ordre du jour et présente les bilans financiers
- Le conseil d’administration: Composé de copropriétaires élus, il propose des résolutions et assure le suivi des décisions prises
- Le président de l’assemblée: Il dirige la réunion, gère les prises de parole et veille au bon déroulement des votes
- Les experts invités: Selon les besoins, des avocats, gestionnaires immobiliers ou ingénieurs peuvent être sollicités pour fournir des conseils spécialisés
Organisation et convocation : les règles et bonnes pratiques
L’assemblée doit être convoquée au moins une fois par an, à une date qui favorise la participation. En fait, il est déconseillé de l’organiser avant un jour férié ou en période de vacances. Le choix du lieu est aussi important: une salle spacieuse et confortable est préférable.
Aujourd’hui l’assemblée annuelle de copropriété peut être aussi réalisée de façon virtuelle, c’est-à-dire en ligne. Une organisation hybride est également envisageable si la copropriété l’autorise. A cet effet, le logiciel Condo Control facilite grandement la tâche en ce qui concerne l’organisation, l’envoi de documents en ligne, les relances etc.
Le conseil d’administration peut aussi convoquer des assemblées extraordinaires en cas de besoin, notamment pour des décisions urgentes ou des modifications budgétaires. Le processus de convocation doit suivre des règles précises. L’avis de convocation doit être envoyé aux copropriétaires entre 10 et 45 jours avant la réunion (ou selon les règlements de la copropriété). Ce document doit inclure:
- La date, l’heure et le lieu de l’assemblée
- L’ordre du jour
- Si un logement appartient à plusieurs personnes, chacune d’elles doit être convoquée individuellement
- Les documents pertinents, comme les états financiers ou les devis de travaux
- Un ordre du jour clair et structuré
- L’ouverture de l’assemblée et le quorum
- L’élection des officiers (président et secrétaire)
- L’état des résultats de l’exercice écoulé
- L’état des dettes et créances
- Le budget prévisionnel
- Toute modification prévue à la déclaration de copropriété
- Les détails des contrats ou travaux proposés
- Le vote sur des travaux ou modifications importantes
- L’élection des administrateurs
- Les sujets divers et la clôture de l’assemblée
Certaines décisions nécessitent une majorité renforcée, comme la réalisation de travaux d’amélioration. Il est donc crucial d’inscrire ces points à l’ordre du jour.
Comment se déroule l’assemblée annuelle de copropriété?
L’assemblée suit un ordre du jour bien défini. Dès son ouverture, les copropriétaires élisent un président de séance. Ensuite, les différents points sont abordés, notamment:
- L’approbation du procès-verbal de la précédente assemblée
- La présentation des finances et du budget prévisionnel
- Les travaux à venir et leur financement
- L’adoption ou la modification des règlements
- L’élection des administrateurs du syndicat
- Les questions diverses soulevées par les copropriétaires
Chaque sujet donne lieu à des discussions et à des votes respectant les règles en vigueur.
En ce qui concerne les règles de vote, les décisions sont généralement prises à la majorité simple. Cependant, certaines résolutions exigent une majorité qualifiée. C’est par exemple le cas pour les modifications à apporter aux règlements de copropriété. Ils peuvent nécessiter l’approbation des deux tiers des voix. Chaque copropriétaire dispose d’un droit de vote, pondéré selon la valeur de son unité si cela est prévu dans le règlement de l’immeuble.
Le procès-verbal: un document officiel important
Après chaque assemblée, un procès-verbal doit être rédigé et transmis aux copropriétaires dans un délai de 30 jours. Il ne reprend pas tous les échanges, mais consigne les décisions prises et les résultats des votes. Il doit mentionner:
- Le nom du syndicat de copropriétaires
- Le type et la date de l’assemblée
- Le lieu et l’heure de la réunion
- Le nombre de copropriétaires présents et représentés
- Les décisions prises et les résultats des votes
- Les signatures du président et du secrétaire
Il est recommandé d’annexer la feuille de présence pour vérifier si le quorum a été atteint. Ce document garantit la transparence des décisions et assure un suivi efficace des engagements pris lors de l’assemblée.
Best practices: organiser une assemblée annuelle hybride ou 100% virtuelle
L’organisation d’assemblée annuelle hybride ou virtuelle se présente aujourd’hui comme l’une des meilleures alternatives. Elle permet de faire face efficacement à la contrainte du temps, mais offre également une certaine flexibilité dans l’organisation. Les copropriétaires se trouvant dans l’incapacité de participer aux réunions physiques peuvent de ce fait y prendre part peu importe leurs positions géographiques. Des outils dédiés comme Condo Control permettent justement de profiter de cette flexibilité là.
Le premier avantage est que les réunions hybrides ou virtuelles connaissent un taux de participation supérieur. Avec Condo Control, les conseils d’administration peuvent par exemple personnaliser les questions, partager les instructions de réunion et programmer des rappels avant la date de la réunion. Les résultats sont visibles en direct. Cette approche facilite donc la tâche à tous, et offre de surcroît un meilleur taux de satisfaction.
Assemblée annuelle au Québec: les particularités à connaître!
En effet, la loi québécoise impose la tenue d’une assemblée générale annuelle. Elle est essentielle pour assurer une gestion efficace de l’immeuble et prendre des décisions collectives.
Des recours sont possibles en cas de désaccord avec une décision prise en assemblée. Un copropriétaire peut contester une résolution devant la Cour du Québec ou la Cour supérieure, mais il doit agir dans un délai de 90 jours après la notification officielle. L’assemblée elle-même peut également servir de forum pour résoudre les conflits entre les copropriétaires.
Pour finir, un report est possible en cas de circonstances exceptionnelles (urgence, force majeure), mais il doit être approuvé par le syndicat et respecter les règles en vigueur.
