On appelle fournisseur tiers, une entreprise ou un particulier qui, sur base contractuelle, fournit des biens ou services à une autre entreprise. Selon la taille de l’entreprise et les types de services obtenus, cette catégorie de fournisseur peut représenter un maillon important dans les opérations d’une entreprise. Mais la gestion de ces derniers peut également présenter des risques et de nombreux défis à relever.
Avoir une stratégie de gestion des suppliers qui permet de minimiser les risques tout en garantissant un meilleur rapport qualité/prix est donc indispensable. Découvrez ici comment bâtir un bon système de gestion.
Établissez de bonnes relations avec des fournisseurs fiables
Une bonne gestion des fournisseurs commence nécessairement par le type de relation que vous établissez avec ces derniers. Ce principe est valable, que le provider soit une entreprise, ou un prestataire de services indépendant, par exemple un électricien, un plombier ou un entrepreneur général.
Les relations avec les fournisseurs peuvent aller d’échanges ponctuels à des partenariats stratégiques et durables. Pour être efficace, leur gestion doit s’adapter à la spécificité et à l’importance de chaque collaboration pour l’entreprise. De ce fait, plusieurs types de suppliers peuvent déjà être catégorisés, à savoir:
- Les fournisseurs de services informatiques: ils requièrent une gestion rigoureuse pour préserver la cybersécurité et assurer la continuité des activités
- Des suppliers de la chaîne d’approvisionnement: ce sont des partenaires stratégiques, car ils fournissent les matières premières, composants ou produits essentiels aux opérations de l’entreprise Une bonne gestion vise à garantir des livraisons ponctuelles et conformes aux standards de qualité
- Les services professionnels: cela comprend des consultants, auditeurs ou conseillers juridiques et autres. Leur gestion repose sur la vérification du respect des engagements contractuels et l’évaluation de leur valeur ajoutée
- Les fonctions commerciales externalisées: elles nécessitent une supervision rigoureuse pour assurer la qualité des services et le respect des réglementations
- Fournisseurs spécialisés: ces partenaires répondent à des besoins de niche spécifiques à l’entreprise. Leur gestion demande des stratégies adaptées et un suivi particulier pour garantir leur performance
Ainsi, vous avez le devoir de vous assurer que le fournisseur possède des titres de compétences et une assurance valables. Cela a pour objectif d’assurer la qualification du tiers choisi. La relation à établir variera selon la catégorie de ce dernier. N’hésitez pas à demander des références. C’est ainsi qu’on pose de bonnes bases.
Lorsque vous demandez des offres ou des devis, soyez clair sur les exigences et les attentes
Il est primordial d’être clair et concis dans les attentes lorsque vous demandez un devis. Pour trouver des suppliers qui répondent mieux à vos espérances, commencez par définir des objectifs clairs et mesurables.
Basez-vous sur des indicateurs clés, afin que ces derniers puissent s’aligner parfaitement sur votre stratégie globale. Une fois la sélection du prestataire effectuée, il faudrait rédiger des contrats. Ces derniers jouent un rôle très important dans la gestion des relations avec les fournisseurs. La rédaction du contrat permet de fixer des termes précis pour éviter les malentendus et litiges.
Parmi les éléments essentiels d’un contrat, on devrait retrouver:
- Une description détaillée des services ou produits fournis
- Des indicateurs de performance pour mesurer les résultats
- Des échéances et conditions de paiement transparentes
- Des clauses de confidentialité pour protéger les informations sensibles
- Et des dispositions définissant les conditions de résiliation
Ces aspects garantissent une collaboration structurée et sans ambiguïté. Aussi, il est primordial d’identifier et de gérer les risques liés aux fournisseurs tiers. Une bonne gestion inclut un plan pour limiter l’impact des risques. Enfin, adaptez vos pratiques de gestion en fonction des besoins spécifiques et des leçons tirées des expériences précédentes.
Automatisez votre processus d’appel d’offres
Le temps est un bien précieux pour les succès de toute forme d’entreprise. Il est donc essentiel d’apprendre à en gagner. Le processus d’appel d’offres fait partie des tâches chronophages et fastidieuses. Pourtant, il peut être automatisé.
Plutôt que de passer des heures à rédiger et envoyer par courriel des demandes de devis ou d’offres, les conseils d’administration peuvent utiliser le portail de gestion des fournisseurs de Condo Control. Cette plateforme vous permet ainsi de rationaliser et de réglementer le processus d’appel d’offres.
La préparation d’un dossier détaillé exige du temps, et les réponses des fournisseurs, souvent nombreuses et variées dans leur format, compliquent l’analyse rapide. Même l’embauche d’un responsable dédié ne garantit pas d’éviter les retards, ce qui peut affecter le calendrier global du projet.
Avec un système comme Condo Control, tous les administrateurs autorisés peuvent voir les appels d’offres qui ont été lancés, ainsi que les devis soumis par les fournisseurs. L’automatisation des appels d’offres est donc un élément clé, surtout dans la transformation numérique.
Utiliser des bons de commande numérique
Les bons de commande, documents juridiquement contraignants, servent à formaliser les accords entre un acheteur, comme une copropriété, et un fournisseur. Ils détaillent les produits ou services commandés, incluant quantités, types, modalités de paiement et conditions de livraison. Émis avant la facture, ils offrent une preuve claire des engagements pris, assurant aux deux parties le respect des termes convenus. L’utilisation de bons de commande numérique offre une solution efficace pour optimiser la gestion des commandes.
Accessible depuis n’importe quel appareil connecté, elle permet de créer et gérer des bons de commande de manière rapide et fiable. Les avantages de la dématérialisation des bons de commandes sont nombreux:
- Efficacité opérationnelle: les bons de commande numériques accélèrent le traitement et la validation des commandes. Ils fluidifient aussi le partage des informations entre commerciaux et responsables
- Réduction des coûts: cette dématérialisation élimine les dépenses liées à l’impression, à l’envoi postal et à l’archivage papier. En plus, les tâches administratives sont automatisées dans ces cas
- Moins d’erreurs: la gestion numérique réduit les erreurs de saisie manuelle et les doublons liés aux bons papiers
- Impact écologique: en limitant l’utilisation de papier, elle contribue à la préservation de l’environnement et renforce l’image de responsabilité écologique de l’entreprise
Dans un contexte commercial compétitif, l’utilisation de bon de commande numérique pour les fournisseurs tiers et globaux est donc très utile. Cela améliore non seulement la réactivité et la précision des équipes sur le terrain, mais aussi la satisfaction des partenaires grâce à une gestion plus fluide des commandes.
Pour réussir cette transition, il est important d’opter pour une solution flexible et adaptée aux besoins spécifiques de votre activité. Avec le système de gestion des fournisseurs de l’outil Condo Control, vous pouvez gérer les commandes, traiter les paiements et suivre les reçus grâce à des solutions comptables automatisées.
Veillez à ce que les fournisseurs soient payés à temps
L’optimisation de la gestion des paiements reste un défi majeur à relever au niveau de tout type de structure. Pourtant, il s’agit d’un point sensible pour la relation entre une entreprise et ses fournisseurs. En plus de définir des conditions de paiement claires, et de diversifier les moyens de paiements, automatiser le processus est la dernière étape importante. Pour cela, effectuer des paiements en ligne permet d’accélérer le processus et de mieux satisfaire vos meilleurs fournisseurs.
Le logiciel de gestion des paiements de Condo Control vous permet d’atteindre cet objectif avec facilité. Entre la dématérialisation et la centralisation des factures, la vérification des bons de commande, le suivi des échéances de paiement, la programmation des paiements et autres, les avantages sont nombreux. En suivant ces différents conseils, la gestion des fournisseurs tiers est donc optimisée.
